AGB für RechnungsSafe

1. Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die Nutzung von RechnungsSafe, einem B2B-SaaS-Angebot von HOSTING-STATION55. Sie gelten für Unternehmer, Freiberufler, juristische Personen und rechtsfähige Personengesellschaften.

Die Nutzung durch Verbraucher im Sinne des § 13 BGB ist ausgeschlossen. Der Kunde bestätigt bei Registrierung oder Bestellung, als Unternehmer im Sinne des § 14 BGB oder für ein Unternehmen zu handeln.

2. Leistungsgegenstand

RechnungsSafe stellt eine webbasierte SaaS-Plattform für die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen, Angeboten, Serienrechnungen, Eingangsrechnungen, Ausgaben, Kunden, Produkten/Leistungen, Dokumenten/Safe/Archiv, E-Mail-Versand, Zahlungsbedingungen, Mahnwesen, Auswertungen, Mitgliedschaften, Plänen und administrativen Funktionen bereit.

Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus der jeweils gebuchten Leistungsbeschreibung, dem Plan, den freigeschalteten Funktionen und den technischen Beschreibungen im System.

3. B2B-only und Vertretungsberechtigung

Der Kunde versichert, dass er bei Vertragsschluss nicht als Verbraucher handelt. Nutzer, die für eine Firma handeln, versichern, zur Registrierung, Buchung und Nutzung im Namen dieser Firma berechtigt zu sein.

HOSTING-STATION55 kann Nachweise zur Unternehmereigenschaft oder Vertretungsberechtigung verlangen und Konten sperren oder ablehnen, wenn Zweifel an der B2B-Berechtigung bestehen.

4. Nutzerkonto und Zugangsdaten

Der Kunde muss vollständige und richtige Angaben machen. Zugangsdaten sind geheim zu halten und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Der Kunde ist verpflichtet, Rollen und Zugänge nur an berechtigte Personen zu vergeben und ausgeschiedene oder nicht mehr berechtigte Nutzer unverzüglich zu deaktivieren.

5. Mandanten, Firmenrollen und Berechtigungen

RechnungsSafe arbeitet mandantenbezogen. Der Kunde ist verantwortlich für die interne Vergabe von Firmenrollen wie owner, admin, user oder accountant_readonly. Der Kunde muss sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf Rechnungen, Angebote, Kunden, Dokumente, Belege, Auswertungen und sonstige Geschäftsdaten erhalten.

6. Pflichten des Kunden

Der Kunde ist verantwortlich für:

• Rechtmäßigkeit, Richtigkeit und Vollständigkeit der von ihm eingestellten Daten;
• Einhaltung steuerlicher, handelsrechtlicher, buchhalterischer, datenschutzrechtlicher und berufsrechtlicher Pflichten;
• gesetzlich erforderliche Rechnungsangaben, Nummernkreise, Steuersätze, Zahlungsbedingungen und Mahnprozesse;
• Prüfung von E-Rechnungs-, GoBD-, Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten;
• Sicherung eigener Zugangsdaten und interner Berechtigungen;
• rechtmäßige Nutzung des E-Mail-Versands und eigener SMTP-Zugänge;
• rechtmäßige Verarbeitung von Kundendaten, Lieferantendaten, Bankdaten, SEPA-Mandaten und Dokumenten.

7. Keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung

RechnungsSafe ist ein technisches Werkzeug. HOSTING-STATION55 erbringt keine Steuerberatung, Rechtsberatung, Wirtschaftsprüfung oder Buchhaltungsberatung. Hinweise, Auswertungen, Vorlagen, Mahntexte, Nummernkreise, Reports oder technische Prüfungen ersetzen keine Prüfung durch Steuerberater, Rechtsanwälte oder fachkundige Stellen.

8. Rechnungen, Angebote und E-Rechnung

Der Kunde ist für Inhalt, Pflichtangaben, steuerliche Behandlung, rechtliche Zulässigkeit und Aufbewahrung seiner Rechnungen, Angebote und Belege verantwortlich. Funktionen für strukturierte elektronische Rechnungen, Exporte oder Archivierung gelten nur als geschuldet, soweit sie ausdrücklich Bestandteil des gebuchten Leistungsumfangs sind.

Eine GoBD-Konformität, revisionssichere Archivierung, DATEV-Kompatibilität, E-Rechnungs-Konformität oder sonstige steuerliche Zertifizierung wird nur geschuldet, wenn dies ausdrücklich zugesagt wird.

9. Dokumente, Safe und Archiv

Der Kunde darf nur Dokumente speichern, zu deren Verarbeitung er berechtigt ist. Die Plattform darf nicht für rechtswidrige Inhalte, Schadsoftware, unzulässige personenbezogene Daten, Daten ohne Rechtsgrundlage oder Inhalte genutzt werden, die Rechte Dritter verletzen.

10. E-Mail-Versand und SMTP

Soweit der Kunde eigene SMTP-Konfigurationen hinterlegt oder E-Mails aus RechnungsSafe versendet, ist er für Rechtmäßigkeit, Empfänger, Inhalte, Versandfrequenz, Pflichtangaben, Absenderkennung und Vermeidung von Spam verantwortlich.

HOSTING-STATION55 kann den Versand einschränken, sperren oder prüfen, wenn Missbrauch, Sicherheitsrisiken, Zustellprobleme, Spamverdacht oder Rechtsverletzungen vorliegen.

11. Bestellung, Pläne, Aktivierung und Rechnung

Planwechsel oder Buchungen können als interne Bestellung oder Vormerkung gespeichert werden. Die Aktivierung kostenpflichtiger Pläne kann eine Admin-Prüfung voraussetzen. Zum Launch erfolgt die Zahlung per Rechnung mit 14 Tagen Zahlungsziel, soweit keine andere Zahlungsart ausdrücklich vereinbart ist.

Preise, Leistungsumfang, Vertragslaufzeit und Kündigungsfristen ergeben sich aus der jeweiligen Leistungsbeschreibung, dem Angebot oder der Bestellübersicht.

12. Verfügbarkeit, Wartung und Änderungen

HOSTING-STATION55 bemüht sich um einen zuverlässigen Betrieb. Kurzzeitige Einschränkungen können durch Wartung, Updates, Sicherheitsmaßnahmen, Störungen, höhere Gewalt oder notwendige technische Maßnahmen entstehen. Wartungsarbeiten können, soweit zumutbar, angekündigt werden.

HOSTING-STATION55 kann Funktionen weiterentwickeln, ändern oder ersetzen, soweit der vertragswesentliche Leistungsumfang nicht unangemessen beeinträchtigt wird.

13. Support

Support erfolgt über die jeweils angebotenen Kontaktwege. Der Kunde muss bei Supportanfragen nur die Daten bereitstellen, die zur Bearbeitung erforderlich sind. Zugangsdaten sollen nicht unaufgefordert übermittelt werden.

14. Auftragsverarbeitung und Datenschutz

Soweit HOSTING-STATION55 personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt ergänzend der Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Kunde bleibt Verantwortlicher für die im System verarbeiteten Daten seiner Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Ansprechpartner und sonstigen betroffenen Personen.

15. Nutzungsbeschränkungen

Unzulässig sind insbesondere:

• rechtswidrige, missbräuchliche oder sicherheitsgefährdende Nutzung;
• Umgehung von Sicherheits-, Rollen- oder Mandantentrennung;
• Speicherung oder Versand von Schadsoftware, Phishing, Spam oder rechtsverletzenden Inhalten;
• übermäßige Last, automatisierte Angriffe oder missbräuchliche API-/Systemnutzung;
• Nutzung für Verbraucherzwecke entgegen der B2B-Ausrichtung.

16. Sperrung und Kündigung aus wichtigem Grund

HOSTING-STATION55 kann Zugänge vorübergehend sperren oder kündigen, wenn der Kunde schwerwiegend gegen Vertragspflichten verstößt, Zahlungen nicht leistet, Sicherheitsrisiken verursacht, Rechte Dritter verletzt oder die Plattform missbräuchlich nutzt. Berechtigte Datenherausgabe- und Löschansprüche bleiben unberührt.

17. Datenexport, Datenherausgabe und Vertragsende

Nach Vertragsende kann der Kunde Daten nach den verfügbaren Export- und Downloadfunktionen sichern. Soweit keine produktive Self-Service-Exportstrecke vorhanden ist, erfolgt die Datenherausgabe nach den vertraglich vorgesehenen und technisch zumutbaren Möglichkeiten.

Nach Vertragsende können produktive Daten gelöscht oder deaktiviert werden, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungs-, Nachweis- oder Abrechnungsfristen entgegenstehen. Backups laufen nach dem Backup-Rotationskonzept aus.

18. Gewährleistung und Haftung

Es gelten die gesetzlichen Gewährleistungsrechte, soweit nicht wirksam abweichend vereinbart. HOSTING-STATION55 haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Schäden aus Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet HOSTING-STATION55 nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden. Zwingende gesetzliche Haftung bleibt unberührt.

Für Datenverlust haftet HOSTING-STATION55 im Rahmen der vorstehenden Regelungen nur in dem Umfang, der auch bei ordnungsgemäßer und regelmäßiger Datensicherung durch den Kunden entstanden wäre, soweit der Kunde zu eigenen Sicherungen verpflichtet ist.

19. Freistellung

Der Kunde stellt HOSTING-STATION55 von Ansprüchen Dritter frei, die auf rechtswidriger Nutzung, unzulässigen Inhalten, fehlerhaften Kundendaten, Datenschutzverstößen, unberechtigtem E-Mail-Versand oder sonstigen Pflichtverletzungen des Kunden beruhen.

20. Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand der Sitz von HOSTING-STATION55, soweit gesetzlich zulässig.